Il servizio Data Certa Digitale di Postel è pensato per i professionisti e per tutte quelle aziende, pubbliche e private, che hanno l’esigenza di apporre una data e un’ora certa su un documento informatico. Il servizio consente di stabilire in maniera inoppugnabile l’anteriorità della formazione del documento, affinché possa essere opponibile a terzi, con un effetto giuridico analogo a quello che veniva garantito dal tradizionale bollo postale, (servizio dismesso nel 2016) o dalle procedure notarili e dei pubblici uffici finalizzate a certificare data e ora di emissione di un documento. Con Data Certa Digitale possono essere validati temporalmente documenti importanti, come atti, contratti bancari e finanziari, attraverso un processo automatizzato e standardizzato.
Come funziona è l’EPCM
La certezza della data apposta sul documento informatico deriva dall’apposizione al documento della cosiddetta EPCM (Electronic Postal Certification Mark). Si tratta di un timbro postale elettronico che garantisce la certezza dell’esistenza del documento informatico e una data e un’ora certe di emissione, che lo rendono opponibile a terzi. L’EPCM è uno standard di certificazione previsto in ambito internazionale dall’UPU (Universal Postal Union), che viene emessa da Poste italiane, unico operatore autorizzato a rilasciarla in Italia. È proprio l’apposizione dell’EPCM che garantisce autenticità, integrità, affidabilità e leggibilità del documento informatico nonché la certezza che non sia stato manomesso o falsificato. Postel, inoltre, garantisce la reperibilità del documento nel tempo, in quanto i documenti vengono memorizzati nel Sistema di Conservazione digitale di Postel, in linea con quanto previsto dalle disposizioni AGID (Agenzia per l’Italia Digitale).
Come funziona Data Certa digitale
Il servizio Data Certa Digitale è molto flessibile e comodo da utilizzare. Il cliente può inviare i documenti a Postel via Web, Web Service e FTP. I documenti certificati con data e ora certa vengono poi archiviati nel Centro Servizi Gestione Documentale di Postel dove gli utenti autorizzati possono ricercarli e consultarli in qualsiasi momento e in modo sicuro via web, attraverso l’utilizzo di un portale dedicato. Postel procede inoltre all’archiviazione del documento marcato con Conservazione digitale, a garanzia del mantenimento della validità legale nel tempo e secondo le disposizioni AGID.
Data Certa digitale e Microsoft 365 Business
Da oggi Data Certa Digitale è disponibile anche sull’e-shop Postel insieme a Microsoft 365 Business, una soluzione pensata per completare il ciclo di vita di un documento. L’integrazione dei due prodotti infatti consente di produrre documenti in Word e apporre loro, grazie a Data Certa Digitale, una data e un’ora opponibile a terzi che ne certifichi l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità nel tempo. Tanti strumenti a disposizione per aumentare la produttività aziendale, per semplificare la collaborazione e la condivisione dei processi e per proteggere dati e informazioni sensibili.
Gamma completa di servizi per la gestione documentale
Data Certa Digitale è una delle numerose soluzioni per la gestione documentale, che Postel mette a disposizione delle aziende che hanno l’esigenza di digitalizzare i processi e semplificarli in totale sicurezza e semplicità. Postel offre infatti una Piattaforma Documentale che permette di combinare servizi e soluzioni disponibili con molteplici modalità di accesso. Tra i servizi ricordiamo la gestione archivi, che permette di custodire presso i centri di Postel documenti sia cartacei che digitali, anche di contenuto sensibile e riservato; il servizio di dematerializzazione autenticata dei documenti, che viene svolto da personale altamente qualificato; la conservazione digitale, il processo che garantisce la validità e l’opponibilità nel tempo dei documenti elettronici. Non ultimo, il servizio di fatturazione elettronica, che semplifica la ricezione e la registrazione delle fatture elettroniche ricevute dai fornitori.
