Il digitale come fattore inclusivo in grado di migliorare i processi lavorativi, modificando le dimensioni dello spazio e del tempo, e di creare valore per le persone. Ancor prima che fosse l’emergenza sanitaria a imprimere un’accelerazione alla svolta digitale, la grande trasformazione aveva fatto irruzione in Poste Italiane come un fenomeno “disruptive”, che richiede cioè alle aziende di ripensare velocemente i propri processi e modelli di business. In quest’ottica il digitale non è più solo un elemento fondamentale delle strategie aziendali ma è diventato un fattore “sociale” che ha trasformato completamente il modo di vivere, comunicare e lavorare delle persone, cambiando alla radice il concetto stesso di spazio e tempo di lavoro. In un’azienda che mette insieme cinque generazioni di lavoratori, il digitale rappresenta un collante per dare il via a una svolta non solo tecnologica ma anche culturale. La possibilità fornita a ciascun dipendente di aprire un Teams, per esempio, ha rappresentato un segnale molto forte verso una cultura della collaborazione, dell’autonomia e dell’espressione individuale. E che sarà allargata abilitando tutta la popolazione aziendale all’uso della piattaforma.

Un nuovo stile di lavoro
Poste Italiane ha quindi avviato un programma di “Digital HR Transformation” per cambiare e semplificare il modo in cui lavoriamo. L’obiettivo è migliorare l’employee experience attraverso nuovi servizi digitali e modelli di lavoro, orientati alla collaborazione e condivisione, seguendo il progetto “Digital Workplace” che prevede l’introduzione e la diffusione di modalità di lavoro collaborativo basate sui meccanismi tipici dei social network: video call, chat, file sharing e versioning, co-creazione di documenti, con l’ausilio di strumenti accessibili sia da postazione fissa sia da mobile. Con il coinvolgimento di tutti i dipendenti. Ciò è reso possibile dall’accordo siglato nel 2019 tra Poste Italiane e Microsoft, che permette l’adozione e l’utilizzo estensivo di Office 365 da parte di tutta la popolazione aziendale: piattaforma Teams per lavorare in gruppo e in tempo reale con i propri colleghi e con collaboratori esterni; spazio OneDrive per l’archiviazione e condivisione di documenti; spazio SharePoint Online per la gestione di librerie condivise all’interno dei propri gruppi di lavoro o perimetri organizzativi; posta elettronica e strumenti di produttività integrati in Teams. L’obiettivo non è solo favorire la diffusione delle soluzioni Office 365 ma soprattutto di accompagnare il cambiamento del nostro stile di lavoro, grazie a un Piano di Adoption che sta coinvolgendo tutta la popolazione aziendale.

Le tappe del progetto
Pilastro fondamentale del progetto è stato l’engagement generato attraverso quattro tappe costruite contando su una stretta collaborazione tra Risorse Umane e Organizzazione e Sistemi Informativi. In primo luogo, una fase di ascolto dei bisogni e creazione di scenari d’uso pertinenti alla nostra realtà organizzativa, tramite approcci di co-design con un gruppo di colleghi “friends”. In secondo luogo, l’individuazione e la preparazione di un team di 350 “champion” (digiteam), colleghi di sede centrale e del territorio che si sono fatti carico di gestire la formazione “a cascata” per i loro colleghi e di supportarli nell’adozione dei nuovi strumenti, favorendo così la diffusione degli strumenti Office 365. In terzo luogo, un articolato piano di formazione, multicanale e multi-format, dedicato a diffondere una nuova visione del modo di lavorare, condividere e comunicare, far conoscere le potenzialità dei nuovi strumenti e adottarli nelle prassi di lavoro. Infine, il piano di adoption è passato per la creazione di un team interfunzionale per la definizione di criteri di assegnazione, policy di utilizzo degli strumenti, evoluzione degli scenari d’uso e supporto ai champion.

Risultati
Le azioni messe in campo uniscono la dimensione puramente tecnologica (piani di licensing e provisioning) a quella di centralità delle persone (semplificazione e ottimizzazione del lavoro, nuova employee experience, nuovo mindset), favorendo il team-working e la cultura della collaborazione, attraverso l’utilizzo di tecnologie digitali. I numeri, in questo senso, confermano la rapidità con cui il piano sta coinvolgendo tutti i dipendenti. Sono state assegnate 126.299 licenze, 106.596 utenti abilitati e coinvolte 16.550 persone in attività formative. Da febbraio si è verificato un incremento sostanziale degli utenti attivi Teams: da circa 5.600 a oltre 36.500 al 25 maggio. Sono stati attivati 18.428 canali Teams utilizzati, con 63.881 riunioni pianificate e 200.612 chiamate individuali e circa 3,5 milioni di messaggi di chat. La seconda fase del piano di Adoption prevede l’abilitazione di tutta la popolazione aziendale e l’individuazione di nuovi scenari d’uso validi per ambiti operativi come il recapito e gli uffici postali per dialogare con capisquadra e direttori in tempo reale e in ogni fase del processo lavorativo.