Poste crede nel “Kaizen”, un termine giapponese che significa letteralmente “cambiare per il bene”, “cambiare per migliorare”. Nasce negli Anni ’80 da Masaaki Imai, manager della Toyota, e ora viene applicato in aziende di tutto il mondo. Kaizen è un metodo per risolvere problemi: un insieme di tecniche che consentono di pensare, analizzare e di migliorare – attraverso le persone – processi e performance degli stabilimenti in termini di sicurezza, qualità, efficienza operativa e riduzione dei costi. Il metodo prevede di avviare un’attenta fase di pianificazione delle attività al fine di perimetrare il problema e definirne la reale causa (causa radice). Successivamente il metodo prevede di mettere in campo delle azioni pratiche per poi misurare in dettaglio i risultati verificando il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Motivare il personale
Viene utilizzato anche nel programma Lean di Poste Italiane, che PCL sta implementando nei Centri di Smistamento Postale con l’obiettivo di innovare i processi, i servizi e l’organizzazione del lavoro. A Poste proprio allo scopo di coinvolgere e motivare il personale al miglioramento continuo della qualità e dei processi, sono nati i “gruppi Kaizen”, team guidati da un leader, con il supporto del Lean Coordinator e con il commitment della direzione, che hanno l’obiettivo di realizzare un progetto di miglioramento in un’area ben definita dello stabilimento.
Team building
Costruire un gruppo di lavoro strutturato con differenti competenze è un passaggio importantissimo. Questo aiuta ad individuare più facilmente l’ambito del processo impattato, il punto di partenza e quello finale, e i relativi Reparti, Fase e Linea coinvolti. Si passa poi alla discussione e al confronto nel gruppo per capire, approfondire il problema e fare delle proposte di miglioramento. È importante tradurre queste proposte in obiettivi chiari e misurabili, e raccogliere tutti i dati disponibili sul problema o anomalia. Infine, non ultima, la composizione del gruppo in cui ognuno ha un ruolo ben definito con compiti di coordinamento, monitoraggio, avanzamento dei lavori e reporting alla direzione.
Un premio trimestrale
Su base trimestrale, tutti i Centri Smistamento di PCL sono coinvolti in un processo di selezione che porta alla premiazione del miglior Kaizen di Poste, processo che affronta due step; uno a livello territoriale, riguarda i Responsabili di Macro Area Logistica, Lean Coordinator e Direttori; un altro a livello centrale, con il coinvolgimento del Lean Team di sede centrale, il Responsabile di Gestione Operativa e il Responsabile di Ingegneria. Ma cosa rende un Kaizen il migliore? Benefici maggiori dei costi sostenuti, strategia allineata con l’esigenza del business aziendale, estendibilità, coinvolgimento, correttezza ed efficacia del metodo utilizzato, rispetto delle tempistiche.
Vince Firenze
Nel primo trimestre del 2021, il progetto vincente è stato quello del Centro di Smistamento di Firenze, che ha avuto impatto sulle attività di Accettazione Grandi Clienti. Nello specifico, si analizzano i processi di lavorazione delle “bolgette” e dei conti di credito dove emergono risultati importanti sui processi operativi in termini di produzione, qualità e sicurezza. È stato migliorato il layout delle postazioni, c’è stata una riduzione del camminamento di 5 chilometri e il recupero di un’area di circa 60 mq.
La squadra
“Qualità e sicurezza sono gli ambiti su cui abbiamo lavorato, in primo luogo sulla movimentazione dei flussi di prodotto, sul camminamento degli operatori interni e sul layout del reparto Accettazione Grandi Clienti e Conti di Credito”, spiega il Team Leader del Kaizen vincitore Loredano. “La parola chiave è coinvolgimento – aggiunge – Infatti senza la partecipazione e la forte motivazione dei colleghi coinvolti non avremmo raggiunto questi risultati, per giunta come il team migliore”. “La vera sfida è modificare le abitudini e pratiche consolidate”, racconta il Lean Specialist Pasquale. Nel percorso di individuazione del risultato migliore, Silvia, Responsabile del Reparto Accettazione Grandi Clienti, ha avuto un ruolo da mediatrice, per favorire la ricerca di un “punto d’incontro” che portasse alla risoluzione di “alcune problematiche che ci consentono di lavorare meglio e produrre di più”, come ammette Cristina, Operatore AGC.
La navetta
Non è servita solo la razionalità per arrivare al traguardo, come fa capire Virginia, Operatore Qualità: “Ci abbiamo messa tanta testa ma anche tanto cuore. è stato un bel lavoro di squadra”, all’insegna “dell’affiatamento”, per usare le parole di Laura, Operatore Agc. La Specialista Sicurezza, Francesca, va nel dettaglio dell’innovazione: “La navetta per migliorare la movimentazione: grazie alla raccolta del prodotto in più punti, l’operatore fa un tragitto e un’attività manuale molto più limitati rispetto a prima per il trasporto delle bolgette, con benefici in termini di sicurezza e di efficienza produttiva”.
